Кадровый аудит. Экспертиза кадровых документов. Проверка кадровой документации.
| |
Кадровый аудит (экспертиза кадровой документации) - комплексный консультационный проект, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, рекомендации и выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.
Суть услуги:
· Аудит кадровой документации - это комплекс мероприятий по проверке правильности оформления и ведения кадрового учета, ведения кадрового делопроизводства и соответствия кадровых документов нормам действующего трудового законодательства.
· После проведения кадрового аудита заказчику предоставляется экспертное заключение, которое содержит информацию о выявленных нарушениях в ведении кадрового делопроизводства, оценку рисков таких нарушений, рекомендации по их устранению, а также рекомендации по оптимизации работы с документами кадрового делопроизводства.
Что дает компании использование услуги кадрового аудита?
· подготовка к потенциально возможной или планируемой инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др., уверенность при прохождении инспекционной проверки;
· возможность оценить риски, связанные с конкретной ситуацией (риски которые могут возникнуть при проведении инспекционной проверки, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);
· оценка профессионализма работы отдела кадров (персонала);
· экспертиза состояния кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров);
· разработка плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений с учетом целей работодателя и потенциальных рисков;
· подготовка кадрового делопроизводства компании к целям работодателя: оптимизации работы кадровой службы, построение системы для привлечения к дисциплинарной ответственности работников, минимизации затрат на кадровую службу и т.д.
· расстановка приоритетов при исправлении допущенных нарушений.
-Восстановление кадрового делопроизводства. Исправление кадровой документации.
| |
Суть услуги:
Восстановление (первичное оформление или исправление) согласованных в договоре кадровых документов.
Что дает компании использование услуги восстановления кадрового делопроизводства?
уверенность в квалифицированном оформлении кадровых документов компании и/или их исправлении;
оценка рисков работодателя при отсутствии документов и/или их некорректном оформлении, разработка плана мероприятий по исправлению документов с учетом приоритетов работодателя;
обучение и/или повышение профессионализма специалистов кадровой службы при совместном восстановлении (исправлении) кадровых документов;
подготовка к потенциально возможной или планируемой инспекционной проверке соблюдения требования трудового, архивного, пенсионного законодательства и др., уверенность при прохождении инспекционной проверки;
повышение уровня социальной ответственности работодателя за сохранение стажа работы сотрудников (подтверждение их трудовой деятельности);
построение системы кадрового делопроизводства компании, их адаптация к целям работодателя.
Особенности услуги восстановления и исправления кадрового делопроизводства:
Восстановление и/или исправление кадровой документации проводится с учетом принципов разумности, целесообразности и рискованности. Разумность - не все кадровые документы есть смысл восстанавливать или исправлять, данное решение должно приниматься с учетом сроков хранения документов, их важности, значимости для подтверждения трудового стажа работника. Целесообразность - кадровая документация должна быть восстановлена (исправлена) таким образом, чтобы снизить потенциальный риск работодателя. Для этого должны быть учтены сроки привлечения к административной ответственности, перевод нарушений из длящихся в прекращенные.
Рискованность - в первую очередь должны быть восстановлены (исправлены) документы, несущие риск претензий со стороны инспекционных органов, архивного фонда, пенсионного фонда, возможность трудовых споров с работниками. То есть обязательно учитывается наличие потенциальной опасности или ее отсутствие за данное нарушение и др.
Виды договора восстановления кадрового делопроизводства:
|
Договор «Восстановление» |
Договор «Исправление» |
Договор «Смешанный» |
|
Проверка по каждому работнику недостающих и обязательных для ведения кадровых документов и полное их восстановление (первичное оформление).
Как правило, используется данный вид договора при полном отсутствии кадровой документации и кадровой службы в организации. |
Проверка по каждому работнику всех обязательных кадровых документов, выявление нарушений, внесение исправлений в кадровые документы.
Исправления вносятся после согласования с работодателем с учетом целей организации и потенциальных рисков. |
Восстановление (первичное оформление) на работника всех недостающих документов и внесение исправлений в имеющиеся документы.
Как правило, используется для подготовки к инспекционной проверке. | | |
-Разработка и/или аудит локальных актов (на соблюдение требований трудового законодательства и защиту интересов работодателя)
| |
Описание услуги:
Разработка локального акта - разработка текста и оформление локального акта исходя из задач компании-заказчика с учетом требований законодательства.
По результатам аудита компании-заказчику предоставляется экспертное заключение, которое содержит информацию о выявленных нарушениях в тексте локального акта, оценку рисков таких нарушений, рекомендации по их устранению, а также рекомендации по защите интересов работодателя.
Проект может включать в себя разработку пошагового алгоритма введения в действие (или исправления нарушений) локального акта.
Что дает компании использование данной услуги?
подготовка к потенциально возможной или планируемой инспекционной проверке, проверка соблюдения требований законодательства трудового, архивного и др., уверенность при прохождении инспекционной проверки;
подготовка локальных актов к целям работодателя: оптимизации работы подразделений, построение системы для привлечения к дисциплинарной ответственности работников и т.д.
возможность оценить риски связанные с конкретной ситуацией (например, риски которые могут возникнуть при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);
повышение профессионализма специалистов кадровой службы, в том числе их обучение на разработке локальных актов или исправлении нарушений;
оценка профессионализма работы отдела кадров (персонала);
анализ состояния локальных актов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы) и др.
Порядок организации работы:
|
Разработка локального акта |
Аудит (анализ) локального акта |
|
1. Проведение предварительной встречи для написания технического задания: выявления целей и задач работодателя, сроков и т.д.
2. Подготовка предложения с оценкой стоимости проекта.
3. Согласование договора на оказание услуг по разработке локального акта.
4. Проведение работ по разработке акта.
5. При необходимости - проведение презентации разработанного
локального акта.
6. При необходимости - разработка пошаговой инструкции по введению в действие разработанного
локального акта. |
1. Подготовка предложения с оценкой стоимости проекта исходя из объема локального акта, целей и задач работодателя, сроков проведения аудита.
2. Согласование договора.
3. Проведение работ по анализу локального акта исходя из поставленных задач аудита.
4. При необходимости - проведение презентации результатов аудита.
5. При необходимости - разработка пошаговой инструкции по внесению корректировок в локальный акт. |
Разработка внутреннего нормативного акта занимает по времени от 1 до 20 рабочих дней, в зависимости от сложности и объема требуемого документа.
Стоимость оговаривается отдельно исходя из трудозатратности и сложности документа.
Обязательно сопровождается предварительной встречей с Заказчиком и согласованием технического задания с описанием целей и задач. |
-Кадровый аутсорсинг (кадровое сопровождение)
Аутсорсинг кадрового делопроизводства дает отличную возможность поднять ведение кадровой документации на профессиональный уровень и эффективно снизить затраты на поддержание работы собственной службы. При этом гарантируется ведение кадровых документов точно в соответствии с действующим законодательством, что позволяет безболезненно проходить через инспекторские проверки и избегать досадных штрафов.
Суть кадрового аутсорсинга (ведения кадрового делопроизводства)
Вeдeние кaдрoвoй дoкyмeнтaции на всех (либо отдельных) работников компании в течение срока договора - фактическая замена штатной кадровой службы (полная или частичная).
Цели кадрового аутсорсинга:
кадровое сопровождение квалифицированным специалистом;
построение эффективной системы работы с кадровой документацией в соответствии с реалиями времени и особенностями сферы деятельности компании;
выявление и исправление ошибок в кадровых документах сотрудников компании;
реорганизация структуры своей компании с целью минимизации расходов на рутинные, но ответственные процедуры по кадровому делопроизводству.
Что дает компании использование данной услуги?
уверенность в квалифицированном вeдeнии кадровых документов компании;
предоставление интересов организации при проведении инспекционной проверки в момент пользования услугой;
повышение профессионализма специалистов кадровой службы при совместной организации и ведении кадровой документации;
подготовка к потенциально возможной или планируемой инспекционной проверке соблюдения требования трудового, архивного, пенсионного законодательства и др., уверенность при прохождении инспекционной проверки;
квалифицированное исправление допущенных нарушений с учетом целей работодателя и потенциальных рисков;
построение системы кадрового делопроизводства компании, их адаптация к целям работодателя;
реальное сокращение финансовых и трудовых затрат на кадровое сопровождение;
экономия на налогах, выплачиваемых с заработной платы работников, на предоставлении отпусков, оплате больничных и др. гарантиях, которые работодатель обязан предоставить работнику, и не предоставляет при заключении гражданско-правового договора.
Виды договоров кадрового аутсорсинга:
|
Договор «Стандарт» |
Договор «Совместный» |
Договор «Целевой» |
|
Ведение всех установленных законодательно кадровых документов на всех работников организации в течение срока договора. |
Ведение определенных договором кадровых документов и/или процедур при наличии в организации отдела кадров (например, вeдeние только трудовых книжек или только процедуры приема на работу и др.). |
Ведение определенных договором кадровых документов и/или процедур под определенные (как правило, краткосрочные) задачи, например, проведение процедуры сокращения численности и штата сотрудников компании с полным документальным оформлением, или оформление личных карточек Т-2 на всех работников организации для проведения инспекционной проверки или по результатам инспекционной проверки. |
- On-line Консультирование по вопросам применения трудового законодательства.
Суть услуги:
Оперативные юридические консультации по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству. Это отличная возможность дистанционно получать ответы на актуальные вопросы, касающиеся ведения кадрового делопроизводства. В течение 2-3 часов посредством электронной почты или телефона Вы получите развернутый ответ и дальнейшие рекомендации.
Вы получаете ответ на поставленный вопрос со ссылкой на нормативные акты, с разбором конкретной ситуации, с предложением всех возможных вариантов решения поставленной задачи, с анализом возможной «конфликтности» данной ситуации, с оценкой всех возможных рисков при выборе каждого варианта.
Что дает компании использование данной услуги?
уверенность в квалифицированной юридической помощи по возникшим вопросам, сложным ситуациям;
оперативность решения вопросов по трудовому праву и оформлению кадровых документов;
